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当前位置:   首页>教育培训>专业培训>专业技能培训>PMP培训的PMBOK第六版抢鲜看之项目相关方管理篇 [ 更新日期:2018-12-18 ]

PMP培训的PMBOK第六版抢鲜看之项目相关方管理篇

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  PMBOK®第六版抢鲜看之项目相关方管理篇

  之前一样的套路

  之前一样的套路

  项目相关方管理过程包括可以对项目施加影响或被项目影响,以及自认为受到项目影响的人、及其所在团队或组织的整体识别。这个过程支持项目团队成员去分析相关方的希望,评估相关方对项目的实际影响,并且开发管理策略以确保相关方针对项目的有效参与以获得其对项目具体决策、计划和执行的支持。

  项目相关方管理过程的具体活动包括:

  识别相关方

  定期的识别相关方,并且分析和记录相关信息,包括他们的喜好、参与度、相互依赖关系、影响力和对项目成功的潜在影响。

  2. 规划相关方参与

  基于相关方的需要、期望、喜好和对项目的潜在影响去开发相应的参与策略。

  3. 管理相关方参与

  与相关方进行深入沟通去试图满足他们的需要和希望,在管理期间处理可能发生的各种问题,并刻意培养或影响相关方采取恰当的参与程度。

  4. 监控相关方参与

  监控项目相关方之间的关系,对相关方管理策略进行必要裁剪。裁剪的方式可以通过对相关方管理计划和参与策略的修订来具体体现。

  亘古不变的概念

  每个项目都会存在受到项目影响或影响项目的相关方,他们一般会提供正面或负面的影响。

  有些相关方也许影响的能力有限,另外一些相关方可能会对项目朝着他们所预想的方式施加显著的影响。学术的研究和分析表明需要有一个结构化的方法去对全部相关方进行识别、响应的优先级排序和相关方参与度的管理。这也体现了项目经理和团队的能力,也直接决定了项目最终是否能够取得成功。

  相关方的满意度需要被作为一个项目目标来进行识别和管理,关键是要关注与所有相关方进行持续的沟通,持续沟通的对象也包括项目团队成员,去试图理解他们的需要、期望和解决他们当前存在的问题,管理可能的冲突和培养他们对项目决策和活动的适当参与度。

  重要的概念还包括对相关方的四象限管理,比较典型的就是权力-利益方格。针对权力和利益都很大的干相关方(项目发起人),要重点管理。对权力很大,利益不相关的相关方(公司高层),要令其满意。对权力很小,但利益很大的相关方(项目团队成员),要随时告知。对权力和利益都很小的相关方,要进行监督。

  针对相关方的识别和参与度的管理等活动是持续的行为,需要定期的更新,最少如下时间点需要特别关注:

  1. 在整个项目生命周期,项目在不同阶段切换时;

  2. 当前的相关方不再参与项目,或者有新的相关方加入相关方群体时;

  3. 在广泛的相关方群体或组织中发生重大变更时。

  老马遇到新问题

  相关方的定义更加广泛,已经超过我们通常所认知的员工和供应商,周围的组织和环保人士等,由于他们认为受到项目的工作以及对应产出物出的影响,都可能认为他们是这个项目的相关方。

  一些针对项目相关方的好的实践方面已经被公认为是项目成功的基本要素:

  1. 识别所有相关方;

  2. 确保所有的团队成员参与到相关方管理活动中;

  3. 定期的审视相关方群体,可以与对项目的风险状态等审视工作同时处理;

  4. 通过在集中办公场所咨询被项目影响的相关方;

  5. 采集有效的相关方参与,有效的价值来自相关方的正面支持,以及识别出相关方没有很好参与所造成的产品返工或信誉损失等实际成本。

  关于裁剪的考量

  因为每个项目都是独特的,项目经理也许需要对项目相关方管理过程进行裁剪,裁剪的考虑要素如下(不限于):

  1. 相关方的多样性:可以分内外部相关方;

  2. 相关方之间关系的复杂性:考虑相关方层级结构和彼此影响关系的图例解析;

  3. 沟通技术:面对面沟通、多媒体沟通等技术。

  与敏捷方法共融

  如果项目面临动态的变化和不确定性,就需要更加主动的相关方参与。考虑到时效性,建设性的讨论和决策制定,以及直接的相关方参与对提高相关方的满意度都是很必要的行为方式。敏捷方法通过信息发射源(比如看板方法)等可视化的方式加速信息在不同职能部门间的共享。

  老马

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